転職面接の日程調整でミスしない!好印象を与える調整方法・完全マニュアル

転職面接の日程調整でミスしない!好印象を与える調整連絡・完全マニュアル

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転職面接の日程調整でミスしない!好印象を与える調整方法・完全マニュアル 転職面接の日程調整でミスしない!好印象を与える調整方法・完全マニュアル

書類選考を通過し、面接の連絡を受け取ったら、電話とメール、どちらで連絡した方が採用担当者にとって歓迎されるだろうか。

また、企業が指定してきた面接日時にすでに別の予定が入っているような場合、どのようにやり取りを進めていくのが正解だろうか。

最初のひとことから面接日時の決定まで、面接が有利になるような印象の良いマナーでやり取りが出来たら、それが理想的だ。

そこで、転職面接の第一歩でもある面接の日程調整について、その方法から伝え方まで具体例と併せて紹介する。

面接の日程調整の連絡が面接の入り口だということは言うまでもない。

日程調整のやり取りを単なる業務連絡と思わず、面接を有利にするためのプロセスと考えて重要なポイントを押さえておいて欲しい。

書類選考通過後~転職面接においては、ビジネス上の総合力が試されると考えて良い。

日程調整の段階でマナー違反をしてしまうと、一気に選考が不利になる事もありえるのだ。

選考において、専門的な分野や職種であなたが企業に貢献してくれるかどうかも重要だが、企業はそれだけを見て採用を決める訳ではない。

  • 社会人としての心構えやマナーがあるか
  • この先一緒に気持ちよく仕事ができる人物か
  • 取引先にも失礼のないコミュニケーションが出来そうか

こうしたあなたの社会人としての土台ともいうべき部分から企業側の判断は始まっているのだ。

日程調整のプロセスで好印象を与えておけば、転職面接をより有利に進めることができるだろう。

そこで今回は採用担当者の目線から、どこよりもスマートな日程調整の方法を紹介していきたい。

さらには実例を挙げて、好印象を与えることが出来るやり取りについてもお伝えしていく。

面接の日程調整を通じて、書類ではまだ伝わっていないあなたの魅力や社会人としての総合力をアピールしてから面接本番に臨んで頂きたい。

転職面接の日程調整はメールでするのが吉

転職面接の日程調整はメールでするのが吉

結論を言えば、日程調整の連絡はメールを使うべきだ。

  • 連絡の時間を問わない
  • 採用担当者にわずらわしさを感じさせない
  • 抜け、モレ、忘れがない

メールを使う理由にはこういったことが挙げられる。

稀に応募書類にメールアドレスが記入されていない応募者も見受けられるが、いまやメールでの連絡はビジネスの常識と考えておいた方がいいだろう。

メールであれば就業時間外の連絡でもよい

メールは、基本的に時間を問わず送れる点で優れている。

例えば転職面接の場合、応募者であるあなたは休憩時間や就業時間外に連絡を取りたいと考えるだろう。

しかしあなたにとって就業時間外であるなら、採用担当者にとっても業務外の時間であることが多いはずだ。

担当者が席を外していて電話がつながりにくいこともあるだろうが、メールであればこのような心配はいらない。

あなたにとってもゆっくり、きちんとメールが出来る環境で作成し、送信できる。

あなたが帰宅してからでも企業側には全く差し支えない。

必要な事柄を、間違いなくメールにして都合の良い時間に送信すれば良いのだ。

連絡の時間を問わないということがメールのメリットのひとつだ。

忙しい採用担当者にもわずらわしさを感じさせない

また、募集を受け付けている期間の採用担当者は当然ながら忙しい。

他の候補者とも連絡のやり取りをし、応募書類に目を通し、場合によっては面接中であったりする。

このような中での日程調整の電話は、電話口での時間を取られてしまい非常にわずらわしいということは想像出来るだろう。

実際に日程調整の連絡で応募者から電話連絡を何度も頂いたがそのたび席を外していて、かけ直したがその時には応募者が電話に出られず、またかけ直してもらいと何度もすれ違ったことがある。

わずらわしい上に、タイミングの悪い人だな、という印象を与えかねない。

メールであればこのようなすれ違いは起こらないし、担当者の都合で確認することが出来る。

文字で伝えることで間違いが起こりにくい

そして何よりメールには、

  • 文字で伝えることで間違いが起こりにくい
  • 送る前にその内容をチェックすることが出来る

というメリットがある。

記載内容に間違いがないか、言葉の言い回しに変なところはないか、など、より完璧な状態で送ることが出来るはずだ。

またお互いに言い間違いや聞き間違いは起こりにくい。

例えば、時間には「(午後)1時」と「13時」といった言い方があるが、電話での約束では13時と15時(3時)などという間違いが起こりやすい。

メールであればこのような間違いはまず起こらない。

さらに面接の日程調整には、候補日として2、3の候補となる日時を提示することがある。

こうした場合もメールに記載して目で見て分かる方が断然分かりやすい。

多少複雑なことも正確に伝えることが出来るというのがメールのメリットのひとつなのだ。

忘れると減点!転職の場面でのビジネスメールのマナー

忘れると減点!転職の場面でのビジネスメールのマナー

日程調整の連絡はメールですべき、ということは理解頂けたと思う。

ではそのメールのマナーにはどのようなものがあるか、具体的にご紹介したい。

先にも述べたようにこのプロセスで与える印象は面接を有利にも不利にもする。

ビジネスマナーが備わっていることで、好印象と安心感を採用担当者にアピールして欲しい。

すぐに返信する

メールは出来れば当日中、夜に送られたものなら翌日の昼頃までには返信したい。

何社か選考が並行して進んでいたり、忙しい事情があったりするとは思うがこれは極力守って欲しい。

採用担当者から面接日程の候補日が提示されたとする。

その場ですぐ日程調整の判断が出来ない場合は、検討して明日にはご連絡させて頂きます、といった風に、いつまでに考え、いつまでに連絡するかを伝えれば良いのだ。

その場で判断が出来ないことや、さらにはメールを見たか見ていないかも送った側には分からない。

すぐに明確な返事が出来ない時であっても、メールを確認したこと、いつまでにこちらからメールするか、この2つは最低でもすぐに返信しておくことで良い印象となる。

メールの件名の書き方

メールの件名は「~について」「~の件」とするのが一般的だ。

どちらが良いか分からない時は、相手のマナーに合わせるのが正解。

相手が「~について」という件名であれば、こちらもそれに合わせて「~について」としておけばまず間違いないだろう。

また、転職面接にはその段階があるため、それを分かりやすくし、端的に表現するのが良い。

  • 「一次面接の日程について」
  • 「面接のお礼」
  • 「二次面接日程の件」
  • 「日程再調整のお願い」

パッと見て分かる件名で、長くなり過ぎないことがポイントだ。

また、採用担当者によってはメールをスレッド管理している場合がある。

複数の候補者との連絡をしやすくするために、候補者ごと、最初のメールから返信を重ねていくやり方だ。

採用担当者からのメールがこのようになっている場合は「Re:」を重ねていく方が良い。

こちらからメールを作成する場合、メールの件名に自身の名前を入れると非常に親切なので参考までに紹介しておく。

「日程調整について(鈴木太郎)」

同じような日程調整の件名が並ぶ中、パッと見て名前が分かるだけでも印象に残る。

ここまで気が利く候補者はほとんどいないので、他の候補者と差をつけたいならぜひ試してみて欲しい。

メール本文の構成

本文の構成はシンプル、かつ、見やすいことが重要だ。

以下の構成を定型として作成すればシンプルで、内容が伝わりやすいメールになるはずだ。

(1) あいさつ

よく使われる「お世話になります」という文言は主に取引先に使う定型句なのであってもなくても良い。

採用担当者があいさつに使っているならそれに合わせれば問題ない。

それより「お知らせありがとうございます」など、感謝の言葉を使う方が好印象になりやすいポイントだ。

  • このたび御社求人に応募させて頂きました○○と申します。
  • 先日は書類選考通過のご通知を頂き、ありがとうございました。

(2) メールの目的

このメールで何を伝えたいのか、相手に何をして欲しいのかを明らかにする。

ここで詳細が長くなってしまうなら「以下の日程から」など別に書き、まずは分かりやすくメールの目的を伝え切ることがポイントだ。

  • 面接の候補日を下記の通りお知らせしますのでご検討ください。
  • 頂いた候補日から、○月○日(△)13時開始にして頂きたいのですがご都合いかがでしょうか。

(3) 詳細

候補日など、本文と分けて書いた方が分かりやすい事柄は箇条書きで書くと良い。

番号をつけるなど、相手が見やすいことがポイントになる。

気になることについていくつか質問をする時なども、このように箇条書きにすることがオススメだ。

  • 第一希望:○月○日(月)終日
  • 第二希望:○月□日(木)午後

(4) 結びのあいさつ

メールの本文を締めくくる言葉を入れる。

最後にもう一度、相手に何をして欲しいのかを明確にしておくのがポイントだ。

  • ご検討頂き、お知らせください。よろしくお願いいたします。
  • ご多忙のところ恐縮ですがご調整のほどよろしくお願いいたします。

(5) 送信者の氏名・連絡先

名前だけで済ます応募者も多く見かけるが、メールアドレスと電話番号を添えておくと良い。

何かの事情で急な連絡が必要な時やメールが届かない時など、電話番号が記載してあった方がわずらわしさなく連絡が出来るからだ。

署名の作り方

メールの末尾に送信者の氏名と併せて連絡先を記載する際には、署名を設定しておくと良い。

記入漏れや間違いを防ぐことが出来る上に、都度記入する手間も省けるからだ。

署名の作り方のポイントは次の通り。

  • 氏名、メールアドレス、電話番号の順で一行ずつ記入する
  • 本文との区切りを入れる
  • 本文との区切りには、‐(ハイフン)を使用して「——」のようにする
  • 凝った記号やデザイン性のある区切り線は使用せず、シンプルが良い
  • 一般的に読みにくい名字や名前であればフリガナを記入しておく

署名はいわば名刺代わり。

本文はもちろんだが、見やすさを重視して作成して欲しい。

パターン別!日程調整メールの完全マニュアル

パターン別!日程調整メールの完全マニュアル

ここまではメールのやり取りについてマナーを押さえた作成の仕方、送り方などについてお伝えしてきた。

では、実際に日程調整をするにあたってどのように面接日を決定していくのか、メールの例文と併せて紹介していく。

出来る限り実際のやり取りに近い内容を紹介するのでぜひ参考にして欲しい。

まずは日程調整メールのパターンには以下のようなものがある。

  1. 企業から日時指定があった場合
    • その日程で問題ない場合
    • 日程を変更してほしい場合
  2. 企業から日程の候補を提示された場合
    • その中の日時で問題ない場合
    • どの日程も都合がつかない場合
  3. 企業から日程候補を提示するように言われた場合

企業から日時指定があった場合の2パターン

企業から限定的に日時指定があった場合は次のような背景が考えられる。

  • 他の応募者との面接や面接官の業務が前後に入っている
  • 役員面接などで調整できる日時に限りがある

つまりこのような場合は、出来る限りこの日時でお願いしたい、という企業側の要望が強い傾向がある。

日程調整には自分の都合をやりくりすることが必要になってくるだろう。

その日程で問題ない場合の文面


「面接日程について」

このたび御社求人に応募させて頂きました○○と申します。
書類選考通過のお知らせを頂き、ありがとうございます。

面接の日時ですが、お知らせ頂きました通り次の日程でお願いいたします。
・○月○日(△)13時開始 御社会議室にて

当日はお時間までに総務部○○様あてに伺います。
面接に持参するものなどありましたらお知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

——————-(署名)
(氏名)○○○○
(メール)○○@○○
(携帯電話)○○○ー○○○○ー○○○○


指定の日時で問題ない場合も、その日時など企業から送られてきた内容を反復することがポイントだ。

こうすることで間違いを防ぐことが出来る。

通常はこのメールに対して担当者から返信があって日時確定となるため、持参するものや念のため確認しておくべきことなどがあれば記入しておくとさらに万全だろう。

日程を変更してほしい場合の文面


「面接日程再調整のお願い」

このたび御社求人に応募させて頂きました○○と申します。
書類選考通過のお知らせを頂き、ありがとうございます。

大変申し訳ありませんが、面接日程の再調整をお願いしたく思います。
お知らせ頂いた日程には先に現職での商談予定があり、日程調整することが出来ませんでした。

○月○日(△)~○月×日(□)であれば調整することが出来ます。
それ以外の日時でも極力調整させて頂きますので、ご検討頂きお知らせください。

ご多忙のところお手数ですが、お取り計らいのほどなにとぞよろしくお願いいたします。

——————-(署名)
(氏名)○○○○
(メール)○○@○○
(携帯電話)○○○ー○○○○ー○○○○


都合がつかない理由は様々だが、限定的な日時指定に対して長々と言い訳する必要はない。

やむを得ない事情があることが伝われば充分だ。

他社の面接が入っている場合はそれを正直に伝えても良いが「仕事の都合」としておいた方が無難だろう。

すでに退職して転職活動をしているのであれば「諸手続きのため」などでよい。

また、再調整をお願いする際には自分の都合を提示することがポイントだ。

企業側から再提示があってそれもまた調整できないとなると印象が悪いため、それを避けることが目的だ。

企業から日程の候補を提示された場合の2パターン

最も多いのがこの、企業から面接日程の候補日がいくつか提示されるケースだ。

企業側も何度も再調整することがわずらわしいため、このような提示の仕方をしてスムーズに面接日程を決めたいという思惑がある。

また、何名かの候補者に同じ候補日で打診している場合も少なくない。

広めに提示された分、その候補日の再調整をお願いする際にはそれなりの理由を添える必要があるだろう。

その中の日時で問題ない場合


「面接日程について」

このたび御社求人に応募させて頂きました○○と申します。
書類選考通過のお知らせを頂き、ありがとうございます。

面接の日時ですが、お知らせ頂きました候補日から、次の日時で面接をお願いいたします。
・第一希望:○月○日(△)13時開始
・第二希望:○月□日(□)13時~15時開始
・第三希望:○月○日(△)15時~開始

お手数をおかけいたしますが、こちらの日時からご検討頂けますでしょうか。
また、面接に持参するものなどありましたら併せてお知らせください。

どうぞよろしくお願いいたします。

——————-(署名)
(氏名)○○○○
(メール)○○@○○
(携帯電話)○○○ー○○○○ー○○○○


候補日に対しては、日時を限定しないでいくつかに絞り込んで返信するのが望ましい。

その際には、第一希望から第三希望くらいまでを挙げておくとなお好印象だ。

「この日時でないと調整がつかない」でもなく、「いつでもいい」でもなく、このような形が採用担当者にとっては非常に調整がしやすく好印象を与えやすい。

どの日程も都合がつかない場合


「面接日程再調整のお願い」

このたび御社求人に応募させて頂きました○○と申します。
書類選考通過のお知らせを頂き、ありがとうございます。

大変申し訳ありませんが、頂いた候補日の期間は現職の出張日程と重なり、いずれも調整できませんでした。
出張から戻る○月○日以降に合わせて再調整をお願いしたいのですが、ご対応頂けますでしょうか。

・○月○日(△)~○月△日(△)
・○月□日(□)~○月●日(●)
以上の期間でご検討頂けますでしょうか。

ご用意頂きました候補日に調整することが出来ず、大変申し訳ありません。
それ以外の日時でも極力調整させて頂きますのでお知らせください。

ご多忙のところお手数ですが、お取り計らいのほどなにとぞよろしくお願いいたします。

——————-(署名)
(氏名)○○○○
(メール)○○@○○
(携帯電話)○○○ー○○○○ー○○○○


複数の候補日のうちから調整が出来ない場合は、特定の日時を指定された場合より丁寧にその理由を述べ、再調整をお願いすることが必要となる。

また、こちらから調整可能な日程を提示する際も出来るだけ広めに設定することが望ましい。

企業から日程候補を提示するように言われた場合

日程候補を提示するように言われるケースとしては、他県など遠隔地からの面接の場合などがある。

また、その他のケースでもその企業の営業時間内に設定するのが原則だ。

転職活動の場合、就業時間外や土日の面接をお願いしたいケースもあるかもしれない。

しかし最終面接で役員面接を予定している企業も多い。

会社役員が営業時間外や土日の面接に応じてくれることはまれと言ってよいだろう。


「面接日程について」

このたび御社求人に応募させて頂きました○○と申します。
書類選考通過のお知らせを頂き、ありがとうございます。

面接日程につきましてご配慮頂きありがとうございます。
候補日を次の通り挙げさせて頂きますのでご検討のほどよろしくお願いいたします。

・第一希望:○月○日(○)10時~16時開始
・第二希望:○月□日(□)13時~16時開始
・第三希望:○月△日(△)10時~16時開始

上記候補日以外でも極力調整させて頂きますのでお知らせください。

ご多忙のところお手数ですが、なにとぞよろしくお願いいたします。

——————-(署名)
(氏名)○○○○
(メール)○○@○○
(携帯電話)○○○ー○○○○ー○○○○


候補日を求められた時は、第一希望から第三希望くらいまでを広めの時間で伝えるのが望ましい。

また、面接の所要時間は40分~60分ほどが一般的だ。

朝は早過ぎず、夕方は面接が終わる時刻を考えて17時前に設定しておくことをオススメする。

日程の希望に添えなかった場合のリカバー術

日程の希望に添えなかった場合のリカバー術

面接の日程調整について、メールでの対応を具体的に示した。

ここでのポイントは、繰り返しになるが、企業の提示した日程に沿えなかった場合、再調整可能な日程をこちらから提示して企業に再調整してもらうようお願いすることだ。

もちろん様々な事情はあるが、企業の希望に沿えなかったということを踏まえ、リカバーしておきたい。

こういった対応がかえって好印象を与える、ピンチをチャンスに変えることも少なくないのだ。

面接の場面でのフォロー方法

まず面接が始まる前、出来れば椅子に座る前に感謝の言葉を伝えることが最善のフォロー術だ。

「面接日程を調整して頂いて、ありがとうございました」

この時、申し訳ない表情や態度になってしまいがちだが、個人的には明るく、笑顔であることをオススメしたい。

都合が合わなかったことは必ずしも悪いことではない。

すみませんとお詫びを述べても良いが、「申し訳ない」というマイナスの姿勢から入ると、そちらの方が印象に残ってしまう。

そういえばわずらわしい思いをしたよなと採用担当者にマイナスのイメージを思い出させてしまいかねないのだ。

むしろ明るく、しかしきちんとお礼を伝えることが好印象につながる。

面接日程の希望に沿えなかったとはいえ、その間、仕事に打ち込んでいたという印象は悪い方にはいかない。

転職理由ではよく前職への不満が聞かれることがあるが、前職で、または今現在、前向きに働いている人が面接に来てくれる方が面接官から見て歓迎だ。

この人を採用したらこんな風に働いてくれるだろう、というイメージを与えることが採用への近道なのである。

まとめ

さて、ここまで転職面接の日程調整について、その方法や具体例、再調整で注意すべきことなどをお伝えしてきた。

最初にお伝えしたように、書類選考では伝わらない、ビジネスパーソンとしての総合力をアピールできる、好印象を与えることも可能な大切なプロセスのひとつだ。

それを踏まえてここまでお伝えしてきたことをまとめてみたい。

面接日程の調整はメールでする

面接日程の調整はメールですることが良い。

日程調整をメールでするメリットは3つ。

  • 時間を問わずやり取りができる
  • 採用担当者をわずらわせることがない
  • モレ、抜け、忘れを防ぐことができる

メールを使う際に押さえておきたい3つのポイント

  • 返信は出来れば当日中、夕方から夜に受信したメールは翌日の昼頃までには返信する
  • 件名のつけ方、本文の構成は一定の形式に沿って読みやすく作成する
  • 氏名、連絡先を署名にして登録して便利に記入モレや記載間違いを防ぐ

日程調整メールのポイント

  • 限定的に日時指定があった場合は企業側の都合が強い傾向があり、調整しきれないことがあってもある程度仕方がない
  • 企業から複数の候補日を提示された場合は、相手が納得できる理由を挙げてより丁寧に再調整をお願いした方が良い。
  • 再調整の場合は「その日程が合わない」だけでなくいつなら調整できるかを提示
  • 日程候補の提示を求められるのは遠隔地からの面接など、企業が配慮してくれているケース

再調整したらお詫びではなくお礼が正解

  • 申し訳ない、というお詫びも必要だが悪びれる姿勢はマイナスイメージとなる場合がある
  • 明るくお礼を述べて、いつでも仕事に打ち込んでいるという姿勢をイメージさせた方が好印象

書類選考を除けば、面接2回で2時間弱、3回でも3時間足らずという限られた時間内でアピールしなければならないのが転職面接だ。

ここに紹介してきた日程調整のプロセスを成功させることで、限られた時間を有利に進めて欲しい。

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Career Rules編集部

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